Jak reaguji na poptávky

Ve chvíli, kdy se mi v e-mailu objeví poptávka, mám nastavený jasný proces, co dělat.

Nejprve poptávku roztřídím do jedné ze 3 kategorií:

1. Nesmyslná poptávka
2. Jiný dodavatel
3. Ideální klient

1. Nesmyslná poptávka

E-mail: „Dobrý den. Potřebujeme vytvořit nový web www.xyz.cz. Termín na vyhotovení je 7 dní. Pošlete nám do zítra 3 grafické návrhy úvodní stránky a cenovou nabídku. Nejvýhodnější nabídku vybereme.“

Z tónu e-mailu je jasné, že zadavatel z vás chce vytáhnout práci zadarmo. A nejenom z vás, ale i z mnoha jiných webdesignérů, které poptal úplně stejným e-mailem. Pokud si dáte noční šichtu a nad ránem druhého dne pošlete grafické návrhy, pravděpodobně vám nikdy nedorazí odpověď.

Ze zkušenosti vím, že reagovat na podobné e-maily je ztráta času.

2. Jiný dodavatel

Čas od času mi přijde poptávka na programování pluginů pro WordPress, tvorbu e-shopu, nebo nabídka spolupráce s nějakým webovým studiem. Nemohu sloužit. Dělám výhradně firemní webové prezentace pro koncové klienty.

Tyto poptávky proto přesměrovávám na jiné schopné a ověřené profesionály. A nic za to nechci.

Nutno podotknout, že od té doby, kdy mám na webu jasně vypsané, co a pro koho dělám, mi těchto e-mailů chodí o poznání méně.

3. Ideální klient

Má jasnou vizi a je si vědom, proč si web pořizuje. Je schopný sestavit rámcové zadání. Dost často přichází na doporučení. Chce mě. A já jeho taky. Je to prostě uslzená romantika.

Takovému klientovi moc rád odpovídám:

***

Zdravím Petře,

předně Vám děkuji za projevenou důvěru, že jste se na mne obrátil.

Rád Vám s tvorbou nového webu pomůžu.

Nyní navrhuji 2 následující kroky:
1. Vyplňte a pošlete mi prosím úvodní dotazník.
2. Setkáme se na bezplatné úvodní konzultaci, viz níže.

Průběh konzultace:
– Vyslechnu si Vaše představy a potřeby nového webu.
– Probereme podrobněji portfolio Vámi nabízených služeb.
– Probereme Vaši pozici na trhu.
– Podrobně rozebereme otázky plynoucí z vyplněného úvodního dotazníku.
– Dle získaných informací Vám navrhnu možné směry, jak pojetí nového webu uchopit.

Výstupy:
– E-mailem Vám zašlu shrnutí naší schůzky.
– Do 3 dnů od úvodní konzultace Vám zašlu vypracovanou nabídku.

Navrhuji termíny setkání:
– pátek 7. 2. od 16:00
– středa 12. 2. kdykoli mezi 13:00–17:00
– čtvrtek 13. 2. od 14:00

Místo:
– Můžeme se sejít u Vás ve firmě.
– Nebo se můžeme setkat v Hubu na Andělu.

Budu se těšit na Vaši reakci.

V případě jakýchkoli otázek jsem Vám k dispozici na e-mailu a telefonu.

Děkuji.

S přátelským pozdravem,
Zbyšek Nádeník

***

Co si z této odpovědi vzít?

Moje reakce plní 3 hlavní úkoly, které budují důvěru pro případnou budoucí spolupráci:

1. Chopím se iniciativy
Jasně sdělím, jaké jsou následné nejbližší kroky, a navrhnu konkrétní termíny setkání. Žádné zbytečné plky. Jdu přímo a jasně k věci.

2. Informuji klienta, o čem schůzka bude
Ověřuje se mi klientovi heslovitě vypsat, co budeme na schůzce řešit. Aby viděl, že si spolu pouze nedáme kafíčko a poklábosíme, ale rovnou se ponoříme do práce.

3. Definuji výstupy
V tomto případě je konkrétním výstupem e-mail shrnující úvodní konzultaci a zpracovaná nabídka.

Určitě ale nedoporučuji brát moji reakci jako dogma. Je to jenom šablona. Nehodí se jako univerzální odpověď na všechny e-maily a často je potřeba ji upravit. Dá se z ní však velmi dobře vycházet.

Úspora času

Dříve, když jsem neměl v reakcích na poptávky systém, jsem dlouhé hodiny sepisoval odpovědi. Komunikací jsem trávil více času nežli skutečnou prací.

Na mnoho mých e-mailů nikdo neodpověděl. Užíral jsem se, že jsem špatný webdesignér. Neschopný dobře komunikovat a prodávat své služby.

Až jasně nastavený proces mi dodal více klidu:

1. Přečtu poptávku.
2. Zařadím ji do jedné ze tří kategorií.
3. Mažu nebo odpovídám.
4. Zavírám e-mail.

Je to příjemný pocit, když jde práce od ruky.